第一章 总则

第一条 为加强山东公路学会团体标准（以下简称“团体标准”）文件管理，确保团体标准制定、修订、发布、实施与存档等工作规范化、科学化，根据《山东公路学会团体标准管理办法》，制定本办法。

第二条 本办法适用于山东公路学会团体标准化工作中形成的规范性文件、工作文件、团体标准制修订文件等的收集、编号、整理、归档、保管和查阅。文件管理应遵循真实完整、系统准确、便于检索的原则，实行分类管理、纸质与电子文件同步归档。

第三条 规范性文件包括团体标准化工作相关的办法、制度、规划等文件。

第四条 工作文件包括立项征集、进度调度、自评、实施案例征集、宣贯、培训的通知、函件、课件、报告等文件。

第五条 团体标准制修订文件包括提案、立项计划、制修订合同、各阶段审查会议文件、各阶段标准正文和编制说明、征求意见文件、意见反馈表、意见处理标准、专家签字表、报批、发布、出版以及试验（工程）验证报告等文件。

第二章 管理职责与归档要求

第六条 规范性文件、工作文件由山东公路学会标准化专业委员会（以下简称“标委会”）负责收集、整理、归档；团体标准制修订文件由编制组负责收集、整理，并在团体标准编制完成后30日内报送标委会归档。

第七条 编制组报送团体标准制修订文件时，应同时提交电子版和纸质版。纸质文件应清晰、完整，签字、盖章手续齐备；电子文件应内容完整、格式规范、名称清楚，重要过程文件原则上应提交可编辑格式文件和盖章扫描件。

第三章 归档核对与保管期限

第八条 标委会对归档材料的完整性、规范性进行核对。材料存在缺项、签章不全、版本不明或内容不一致的，编制组应及时补充完善。

第九条 规范性文件的保管期限为文件废止之日起10年；工作文件的保管期限为文件形成之日起10年；团体标准制修订文件永久留存。

第十条 需要查阅、复制或使用归档文件的，应经标委会同意并做好登记。涉及未公开的技术内容、专利信息、版权事项或其他不宜公开的信息的，不得擅自复制、传播或对外提供。

第十一条 团体标准的版权管理按照《山东公路学会团体标准版权管理制度》执行，未经标委会同意，任何组织和个人不得以营利为目的复制、传播、印刷或发行团体标准文件。

第四章 附则

第十二条 本办法由山东公路学会负责解释，未尽事宜按照《山东公路学会团体标准管理办法》及学会有关制度执行。